8. Controlo de coerência antes do envio

Antes do envio, o Travel Designer faz um controlo de coerência completo — os mesmos controlos que o Operations Manager fará logo após a atribuição (ver secção 12). O designer é o primeiro filtro: cada um destes pontos tem de estar já correto na origem.

Hotéis e quartos: todos os hotéis reservados, quartos corretos em número e tipo (ver secção 3).
Coerência geográfica: o programa tem de ser geograficamente coerente — nenhuma excursão em Paris num dia em que os hotéis colocam o cliente em Nice.
Aberturas e encerramentos: nunca programar a visita guiada de um museu ou de um local quando está fechado — por ex., o Vaticano ao domingo. Tem de ser verificado com cuidado.
Coerência interna de cada dia: os tempos têm de bater certo — tempo de deslocação mais tempo de visita ao longo do dia têm de deixar espaço real para fazer tudo (hotel → local, horas em cada local, e regresso).
Cada deslocação definida e cada distância controlada: em cada deslocação tem de ser claro como lá chega o viajante — a pé, por meios próprios ou com um transfer com motorista fornecido por nós. Nunca deixado ao acaso.
Horários de pick-up realistas: as chegadas seguem o horário do voo ou do comboio; as partidas calculam-se ao contrário, tendo em conta o tempo de deslocação e a margem no aeroporto ou na estação (por ex., do centro de Roma a Fiumicino na hora de ponta são precisos cerca de 1h15–1h30). Em caso de dúvida, perguntar ao motorista ou usar o Google Maps selecionando o dia e a hora exatos.
Meeting points: nenhuma excursão existe sem um meeting point, e a informação tem de ser idêntica para guia, motorista e viajante.
"Location changed": se um serviço foi alterado, preço e descrição têm de estar já atualizados (ver secção 6).
Indicação mínima: não deixar nada indefinido. "Comboio de Milão por volta das 9h" é aceitável; apenas "comboio de Milão a 26 de maio" não é. Se faltar demasiada informação, o Operations Manager devolverá o processo.
Atenção ao tempo "livre": se uma experiência não estiver disponível e se quiser mudar o horário ou a data, lembrar que uma tarde ou uma manhã que nos parecem livres não o são necessariamente para o cliente — pode ter reservado algo por conta própria que nós não vemos. Propor a alteração ao agente, explicá-la e aguardar a sua aprovação escrita. Limitar o número de alterações.
Validar as descrições: a Travel Library fornece descrições por defeito, mas são uma base, não uma verdade absoluta, e podem não se adaptar à viagem concreta (por ex., um mercado que não se realiza no dia programado). Validar cada uma com fontes fiáveis — sites oficiais dos organismos de turismo, sites dos museus, Google ou guias — antes de chegar ao cliente.