Operations ManagerResponsabilità principali

1. Controllo di coerenza: verificare l'itinerario prima di iniziare a prenotare

  • Alberghi prenotati: per prima cosa, verificare che il primary abbia già prenotato tutti gli alberghi. Gli alberghi sono critici — la disponibilità è limitata e i prezzi cambiano spesso — ma prenotarli è responsabilità del primary, non dell'Operations Manager. L'Operations Manager verifica però che le camere siano state prenotate correttamente: twin o doppie come richiesto, e che il gruppo abbia tutte le camere necessarie. Inoltre, se un albergo è stato prenotato tramite Stuba o GoGlobal e la prenotazione supera i 1.000 € (qualunque sia la categoria dell'hotel), oppure si tratta di un 5 stelle, l'Operations Manager invia una richiesta diretta all'hotel per verificare se possiamo prenotare direttamente.
  • Coerenza geografica del programma: supervisionare il lavoro del designer e intercettare le incongruenze — es. un'escursione programmata a Parigi mentre gli alberghi mostrano il cliente a Nizza quel giorno.
  • Aperture e chiusure: verificare che siti e musei siano effettivamente aperti quando sono programmate le visite — es. il Vaticano prenotato di domenica, quando è chiuso, è un errore da intercettare.
  • Coerenza interna di ogni giornata: i tempi devono tornare — tempo di percorrenza più tempo di visita devono lasciare spazio reale per fare tutto. (Hotel → Vaticano, ore al Vaticano, Vaticano → Colosseo, ore al Colosseo, poi rientro in hotel o proseguimento della giornata.)
  • Ogni spostamento definito e ogni distanza controllata: per ogni spostamento da un punto all'altro deve essere chiaro come ci arriva il viaggiatore — a piedi, con mezzi propri o con un transfer con autista fornito da noi. Non si lascia mai al caso. Vanno sempre controllate le distanze: una distanza che sembra breve sulla carta può non esserlo a piedi, e un transfer può essere inutile se la meta è a due passi.
  • Servizi "Location changed": se un servizio è segnalato in TripMade come "Location changed" (pick-up o drop-off cambiato dal Travel Designer), verificare subito che prezzo e descrittivo siano ancora corretti (vedi sezione 6).
VIT 4 TRAVELControllo di coerenzaVerificare l’itinerario subito dopo l’assegnazione, prima di prenotare.01HAlberghi e camereVerificare che il primary abbia prenotatotutti gli hotel: numero di camere etipologia devono corrispondere allarichiesta.02Coerenza geograficaHotel, visite e servizi devono trovarsinelle località corrette, nelle datepreviste.03Aperture e chiusureControllare che musei e siti siano apertinel giorno e nell’orario della visita.04Tempi realisticiPercorrenze e visite devono lasciare iltempo necessario per svolgere l’interagiornata.05Spostamenti e distanzePer ogni tratto, chiarire come si muove ilviaggiatore: a piedi, con mezzi propri ocon transfer. Verificare le distanze.06Location changedSe cambiano pick-up o drop-off,ricontrollare subito prezzo edescrittivo del servizio.HVerifica diretta con l’hotelPrenotazione Stuba o GoGlobal oltre 1.000 €, oppure hotel 5 stelle:chiedere all’hotel se è possibile prenotare direttamente.Validare anche i descrittiviLe descrizioni della Travel Library vanno adattate al viaggio e verificate con fonti affidabili.Controllo completato → OM VALIDATE → TAKEN → Prenotazioni

Una volta completato il controllo di coerenza, compresa la validazione dei descrittivi (sezione 4), l'Operations Manager setta la pratica come OM VALIDATE. Solo dopo, con il comando TAKEN, si inizia a prenotare (vedi sezione 6).

La zona grigia con il Travel Designer

L'Operations Manager è operativo e correttivo: i piccoli aggiustamenti spettano a lui. Ma c'è una soglia. Quando gli errori sono troppi, o l'itinerario è lasciato troppo aperto, non è suo compito ricostruirlo.

Il momento giusto per accorgersene è il controllo di coerenza: se la pratica ha troppi errori, l'Operations Manager non la valida (niente OM VALIDATE) e la restituisce subito al Travel Designer, chiedendo una revisione e specificando con precisione cosa non va e cosa manca. Si va avanti solo quando la pratica torna corretta.

VIT 4 TRAVELCorreggere o restituire?Il controllo di coerenza definisce il passo successivo.Controllo di coerenzaPratica corretta: nuovo controlloPiccoli aggiustamentiOPERATIONS MANAGERCorregge i dettagli e completail controllo di coerenza.Solo dopo la verificaOM VALIDATE → TAKENValida la pratica, poi avvia le prenotazioni.Troppi errori oitinerario indefinitoTRAVEL DESIGNERL’Operations Manager restituisce subitola pratica e indica con precisione cosanon va e cosa manca.Richiedere una revisioneNON impostare OM VALIDATEIl Travel Designer corregge e completa la pratica.L’OM corregge, non ricostruisce l’itinerario.Si procede solo quando la pratica è corretta, completa e coerente.

Il Travel Designer non può lasciare tutto indefinito: "treno da Milano verso le 9" è accettabile; solo "treno da Milano il 26 maggio" non lo è — serve sempre un'indicazione minima.