Operations ManagerResponsabilità principali

6. Prenotare i servizi

Come si prenota

  • Quando l'itinerario è coerente e corretto, si passa all'esecuzione: prenotare transfer, guide, biglietti, scuole di cucina — ogni singolo servizio.
  • La prenotazione si fa in TripMade: ogni servizio è già a sistema con i suoi dati; dalla piattaforma si invia la richiesta al fornitore. Se il servizio è stato inserito correttamente, il messaggio contiene già tutto. Le informazioni particolari (esempio: cliente VIP, guida presente anche in aeroporto quel giorno) vanno nel campo note, visibile al fornitore.
  • Attenzione ai servizi "Location changed": a volte il Travel Designer inserisce un servizio con partenza da una città e poi cambia la partenza. Il cambio significa che il prezzo potrebbe essere diverso e che il descrittivo potrebbe essere errato. TripMade segnala il servizio con pick-up o drop-off cambiato come "Location changed": in questo caso serve un doppio controllo, su prezzo e descrittivo, prima di inviare la richiesta al fornitore.
  • Ogni servizio ha la propria scheda con tutti i suoi elementi — meeting point, meeting time, durata e così via.

Quando un servizio si segna come confermato

  • Il servizio si segna come CONFERMATO a sistema solo quando il fornitore ha inviato una conferma scritta. Senza conferma scritta, il servizio non è confermato.
  • La mail del fornitore va letta con attenzione: il fornitore potrebbe aver inserito delle annotazioni o delle aggiunte che cambiano il servizio.
  • Conferma diretta in TripMade: il fornitore può anche confermare il servizio direttamente dalla sua area in TripMade, senza mandare la mail. In questo caso il servizio risulta confermato con la dicitura "Supplier confirmed". Anche qui il fornitore potrebbe aver inserito delle note, che vanno sempre controllate.
  • Va verificato che il fornitore non abbia cambiato il prezzo rispetto a quello a sistema. Se il prezzo è cambiato, si segue la regola della sezione sui cambi di prezzo (entro il 5% e motivato si accetta, oltre si scala).
  • Solo dopo questi controlli il servizio si segna come confermato, così il suo stato è tracciato.
VIT 4 TRAVELPrenotare e confermare i serviziInviare una richiesta non significa avere una conferma.01PRENOTAREPrenotare in TripMadeDopo il controllo di coerenza e la presa in caricocon TAKEN:Controllare la schedameeting point, orario, durata e datidel servizio.Inserire le informazioni particolarinelle note visibili al fornitore.Inviare la richiesta al fornitoredalla piattaforma.Location changedPick-up o drop-off modificati? Ricontrollareprezzo e descrittivo prima di inviarela richiesta.02VERIFICARE LA CONFERMAVerificare la rispostaConferma scrittavia emailoppureConferma direttain TripMadeSupplier confirmedLeggere sempre le note e le eventuali modifichedel fornitore.Verificare che il prezzo corrisponda a quelloa sistema.Se cambia, applicare la procedura sui cambidi prezzo.iConferma via email: segnare CONFERMATOsolo dopo i controlli.Supplier confirmed:controllare comunque note e prezzo.La conferma deve essere documentata. Note e prezzo vanno sempre verificati.