Operations ManagerResponsabilità principali
8. Creare e validare i voucher
- I voucher (i documenti di viaggio) sono generati automaticamente da TripMade, ma l'Operations Manager deve validarli.
- Il voucher è l'unico documento che il cliente ha in mano per sapere dove incontrare la guida, come si chiama la guida e come arrivarci. La validazione riguarda due livelli:
- Correttezza — che i dati corrispondano (la parte più semplice).
- Completezza — molto più sottile: un campo compilato non è necessariamente sufficiente. "Meeting point: Piazza Navona" è formalmente corretto ma operativamente inutile — la piazza è enorme. Deve essere "Piazza Navona 10", un punto che si possa davvero trovare.
- Qui contano più che mai esperienza e buon senso: mettersi nei panni del viaggiatore e chiedersi, "con questo in mano, troverei davvero il mio contatto?"
- Controllo del pagamento prima dell'invio: i voucher si inviano solo dopo che il cliente ha pagato la fattura di VIT entro il termine stabilito (vedi sezione 10).
Check list prima dell'invio dei voucher
- Tutti i servizi risultano confermati a sistema (CONFERMATO o "Supplier confirmed"), con le note del fornitore lette.
- I nomi dei clienti sono corretti.
- Il numero delle persone è corretto per ogni singolo servizio: in una stessa pratica, le persone che partecipano a un tour possono essere diverse da quelle di un altro.
- Data e orario di ogni voucher corrispondono al servizio prenotato.
- I biglietti dei musei sono corretti: data, orario, numero e nominativi.
- Ogni meeting point è completo e trovabile (indirizzo con numero civico, non solo il nome della piazza).
- Il meeting point è identico per guida, autista e viaggiatore.
- Ogni pick-up time è stato verificato e validato dall'autista.
- Sono indicati il nome della guida o il contatto da incontrare.
- Per ogni spostamento è chiaro come ci arriva il viaggiatore (transfer, a piedi, mezzi propri).
- Treni: biglietti emessi; il PNR è ben evidente; sono indicate stazione di partenza e stazione di arrivo; la combinazione di transfer corrisponde al testo dell'itinerario; per i panoramici svizzeri ci sono biglietto e prenotazione del posto.
- Nel voucher ci sono i numeri di emergenza di VIT.
- La fattura cliente è pagata entro il termine.
- Ultimo controllo dal punto di vista del viaggiatore: con questo voucher in mano, troverei davvero il mio contatto?