Operations ManagerResponsabilidades principais
8. Criar e validar os vouchers
- Os vouchers (os documentos de viagem) são gerados automaticamente pelo TripMade, mas o Operations Manager tem de os validar.
- O voucher é o único documento que o cliente tem na mão para saber onde se encontrar com o guia, como se chama o guia e como lá chegar. A validação abrange dois níveis:
- Correção — que os dados correspondam (a parte mais simples).
- Completude — muito mais subtil: um campo preenchido não é necessariamente suficiente. "Meeting point: Piazza Navona" está formalmente correto, mas é operacionalmente inútil — a praça é enorme. Tem de ser "Piazza Navona 10", um ponto que se possa realmente encontrar.
- Aqui contam mais do que nunca a experiência e o bom senso: pôr-se no lugar do viajante e perguntar, "com isto na mão, encontraria realmente o meu contacto?"
- Controlo do pagamento antes do envio: os vouchers só se enviam depois de o cliente ter pago a fatura da VIT dentro do prazo estabelecido (ver secção 10).
Checklist antes do envio dos vouchers
- Todos os serviços aparecem como confirmados no sistema (CONFIRMADO ou "Supplier confirmed"), com as notas do fornecedor lidas.
- Os nomes dos clientes estão corretos.
- O número de pessoas está correto para cada serviço: no mesmo processo, as pessoas que participam num tour podem ser diferentes das de outro.
- A data e a hora de cada voucher correspondem ao serviço reservado.
- Os bilhetes dos museus estão corretos: data, hora, número e nomes.
- Cada meeting point está completo e é fácil de encontrar (morada com número de porta, não só o nome da praça).
- O meeting point é idêntico para guia, motorista e viajante.
- Cada pick-up time foi verificado e validado pelo motorista.
- Estão indicados o nome do guia ou o contacto a encontrar.
- Em cada deslocação está claro como lá chega o viajante (transfer, a pé, meios próprios).
- Comboios: bilhetes emitidos; o PNR está bem visível; estão indicadas a estação de partida e a estação de chegada; a combinação de transfer corresponde ao texto do itinerário; nos panorâmicos suíços há bilhete e reserva do lugar.
- O voucher inclui os números de emergência da VIT.
- A fatura do cliente está paga dentro do prazo.
- Último controlo do ponto de vista do viajante: com este voucher na mão, encontraria realmente o meu contacto?