Operations Manager › Responsabilidades principais

1. Controlo de coerência: verificar o itinerário antes de começar a reservar

• Hotéis reservados: antes de mais, verificar se o primary já reservou todos os hotéis. Os hotéis são críticos — a disponibilidade é limitada e os preços mudam com frequência — mas reservá-los é responsabilidade do primary, não do Operations Manager. O Operations Manager verifica, porém, se os quartos foram reservados corretamente: twin ou duplos conforme pedido, e se o grupo tem todos os quartos de que precisa. Além disso, se um hotel foi reservado através da Stuba ou da GoGlobal e a reserva ultrapassa 1.000 € (qualquer que seja a categoria do hotel), ou se se trata de um 5 estrelas, o Operations Manager envia um pedido direto ao hotel para verificar se podemos reservar diretamente.
• Coerência geográfica do programa: supervisionar o trabalho do designer e detetar incoerências — por ex., uma excursão programada em Paris enquanto os hotéis mostram o cliente em Nice nesse dia.
• Aberturas e encerramentos: verificar se os locais e museus estão efetivamente abertos quando as visitas estão programadas — por ex., o Vaticano reservado a um domingo, quando está fechado, é um erro a detetar.
• Coerência interna de cada dia: os tempos têm de bater certo — tempo de deslocação mais tempo de visita têm de deixar espaço real para fazer tudo. (Hotel → Vaticano, horas no Vaticano, Vaticano → Coliseu, horas no Coliseu, depois regresso ao hotel ou continuação do dia.)
• Cada deslocação definida e cada distância controlada: em cada deslocação de um ponto para outro tem de ser claro como lá chega o viajante — a pé, por meios próprios ou com um transfer com motorista fornecido por nós. Nunca se deixa ao acaso. As distâncias têm sempre de ser controladas: uma distância que parece curta no papel pode não o ser a pé, e um transfer pode ser inútil se o destino fica a dois passos.
• Serviços "Location changed": se um serviço estiver assinalado no TripMade como "Location changed" (pick-up ou drop-off alterado pelo Travel Designer), verificar de imediato se preço e descrição continuam corretos (ver secção 6).

Uma vez concluído o controlo de coerência, incluindo a validação das descrições (secção 4), o Operations Manager define o processo como OM VALIDATE. Só depois, com o comando TAKEN, se começa a reservar (ver secção 6).

A zona cinzenta com o Travel Designer

O Operations Manager é operacional e corretivo: os pequenos ajustes cabem-lhe a ele. Mas há um limite. Quando os erros são demasiados, ou o itinerário fica demasiado em aberto, não é sua tarefa reconstruí-lo.

O momento certo para o perceber é o controlo de coerência: se o processo tiver demasiados erros, o Operations Manager não o valida (nada de OM VALIDATE) e devolve-o de imediato ao Travel Designer, pedindo uma revisão e indicando com precisão o que está mal e o que falta. Só se avança quando o processo volta correto.

O Travel Designer não pode deixar tudo indefinido: "comboio de Milão por volta das 9h" é aceitável; apenas "comboio de Milão a 26 de maio" não é — é sempre necessária uma indicação mínima.