Operations ManagerResponsabilidades principais

6. Reservar os serviços

Como se reserva

  • Quando o itinerário está coerente e correto, passa-se à execução: reservar transfers, guias, bilhetes, escolas de cozinha — cada serviço.
  • A reserva faz-se no TripMade: cada serviço já está no sistema com os seus dados; o pedido é enviado ao fornecedor a partir da plataforma. Se o serviço foi inserido corretamente, a mensagem já contém tudo. As informações especiais (por exemplo: cliente VIP, guia presente também no aeroporto nesse dia) vão no campo de notas, visível ao fornecedor.
  • Atenção aos serviços "Location changed": por vezes o Travel Designer insere um serviço com partida de uma cidade e depois muda a partida. A alteração significa que o preço pode ser diferente e que a descrição pode estar errada. O TripMade assinala o serviço com pick-up ou drop-off alterado como "Location changed": neste caso é necessário um duplo controlo, do preço e da descrição, antes de enviar o pedido ao fornecedor.
  • Cada serviço tem a sua ficha com todos os seus elementos — meeting point, meeting time, duração, etc.

Quando um serviço se marca como confirmado

  • O serviço marca-se como CONFIRMADO no sistema apenas quando o fornecedor enviou uma confirmação escrita. Sem confirmação escrita, o serviço não está confirmado.
  • O e-mail do fornecedor tem de ser lido com atenção: o fornecedor pode ter acrescentado notas ou acréscimos que alteram o serviço.
  • Confirmação direta no TripMade: o fornecedor também pode confirmar o serviço diretamente na sua área do TripMade, sem enviar e-mail. Neste caso o serviço aparece como confirmado com a indicação "Supplier confirmed". Também aqui o fornecedor pode ter acrescentado notas, que têm sempre de ser verificadas.
  • Tem de se verificar se o fornecedor não alterou o preço em relação ao que está no sistema. Se o preço mudou, segue-se a regra da secção sobre alterações de preço (até 5% e justificada aceita-se, acima disso escala-se).
  • Só depois destes controlos o serviço se marca como confirmado, para que o seu estado fique registado.
VIT 4 TRAVELReservar e confirmar os serviçosEnviar um pedido não significa ter uma confirmação.01RESERVARReservar no TripMadeDepois do controlo de coerência e da tomadaa cargo com TAKEN:Verificar a fichameeting point, horário, duração edados do serviço.Inserir as informações especiaisnas notas visíveis ao fornecedor.Enviar o pedido ao fornecedora partir da plataforma.Location changedPick-up ou drop-off alterados? Verificarde novo preço e descrição antes deenviar o pedido.02VERIFICAR A CONFIRMAÇÃOVerificar a respostaConfirmação escritapor e-mailouConfirmação diretano TripMadeSupplier confirmedLer sempre as notas e eventuais alteraçõesdo fornecedor.Verificar se o preço corresponde aodo sistema.Se mudar, aplicar o procedimento dasalterações de preço.iConfirmação por e-mail: marcar CONFIRMADOsó depois dos controlos.Supplier confirmed:verificar na mesma notas e preço.A confirmação tem de ficar documentada. Notas e preço verificam-se sempre.